Ofte stilte spørsmål: Nyby for koronaberedskap

Til tross for at Nyby er en plattform som er enkel å forstå og bruke, er det litt å sette seg inn i for at alt skal fungere sømløst, sikkert og innenfor kontrollerte rammer, med kvalifiserte ressurser. Her hjelper vi deg på vei!

Skjermbilde 2020 03 15 kl 09 47 44

Hvordan kommer vi i gang med koronadugnad?

I normalsituasjon innføres Nyby gjennom en strukturert prosess, som her, under overskriften "Kom i gang med Nyby for ordinære velferdsjenester". Nå i koronatid er det ikke rom for noen prosjektplan, vi onboarder kommuner løpende i henhold til dette løpet. Så langt har Østre Toten norgesrekord: De var operative på under 12 timer...!

Hvordan forankre Nyby i kommunens strategi?

Se eksempler på strategi for bruk av frivillighet i kommuner i forbindelse med Covid-19, og hvordan Nyby brukes i denne sammenhengen: Hemsedal kommune og Frogn kommune.

Slik informerer Malvik kommune sine innbyggere om Nyby.

Nybys anbefaling knyttet til sikkerhet og kvalifisering av innbyggere

Nyby anbefaler alle kommuner/organisasjoner som bruker plattformen å sette sikkerheten først ved å kvalifisere samtlige ressurspersoner som vil bidra. Det er allikevel opp til hver enkelt kommune/organisasjon hva dere velger å gjøre.

Ønsker dere å åpne opp for at alle innbyggere skal kunne bidra uten kvalifisering av ressurspersonene, er det svært viktig at dette kommuniseres tydelig i hver enkelt kanal.

Les mer.

Hvordan sikrer kommuner at privatpersonene som registrerer seg er det de påstår seg å være?

Det er alltid en balanse mellom sikkerhet og enkelthet. Vi har innlogging med SMS, som fungerer godt, er vurdert og akseptert hos bl.a. Helsingborg og Eskilstuna kommun. Den hos dere som er ansvarlig for ressurspoolen styrer krav om sjekk mot belastningsregister etc, – kommunen velger selv hva som skal være kriterier for godkjenning. Det er ulik praksis i de forskjellige kommunene, men vi har mange eksempler og hjelper med det når vi gjør oppsett.

Larvik kommune har for eksempel laget en komplett digital signering for å godkjenne sine frivillige.

Bør de frivillige ha taushetserklæring?

Ja, flere kommuner ønsker dette, og godkjenner ikke den frivillige før bl.a. en taushetserklæring er fylt ut. Skjemaet sendes på melding til de som har registrert seg. Se hvordan Flekkefjord kommune har gjort det her (egentlig en webside, kun eksportert til PDF for å bli brukt som eksempel).

Eller se hvordan Helsingborg frivilligsentral har gjort det i Sverige.

Larvik kommune har laget en komplett digital signering for å godkjenne sine frivillige.

För våra volontärer är det inget problem för de har undertecknat en överenskommelse med oss där de har ett tysthetslöfte.

Volontärsamordnare, Helsingborg volontärcenter

Siden kommunen tilbyr plattformen, er vi da ansvarlige for "tjenestene" som tilbys i Nyby?

Dere velger selv hvem som skal være ansvarlig for kvalifisering av ressursene og hvilke tjenester dere vil organisere. Nå brukes Nyby særlig mye til rekruttering av innbyggere som ressurs (av kommunen, eller f.eks. med Røde Kors som ressursansvarlig) og rekruttering av ledig helsepersonell (med kommunen eller helseforetak som ressursansvarlig).

Med Nyby kan dere koble de ulike behovs- og ressursgruppene slik.

Hvordan gjør vi det med betaling når noen handler for andre? Kan butikkene kobles på Nyby?

Vipps direkte fra mottaker til butikk. Den som henter og leverer varene hos innbygger i karantene eller isolasjon, ringer på/gir et signal om at vedkommende er på plass med varene, og setter de utenfor døren. Det er svært viktig at fysiske møter unngås.

Østre Toten kommune har en god praksis på dette, se hvordan her.

Hemsedal kommune har også funnet en fin måte å gjøre dette på:

«Hemsedal har laget en gruppe «Bestill matvarer» hvor butikkene legger seg inn (apoteket har egen bestilling på egne nettsider), hvor innbyggere kan ta direkte kontakt med butikkene. Butikken som tar oppdraget går inn i privat melding med personen som trenger hjelp. Kan ikke butikken kjøre ut selv, legger butikken ut en forespørsel i kanalen «Be om hjelp til utkjøring fra innbygger» (dagligvare og apotek i Hemsedal). Frivillig kommer og henter ferdige poser, kjører ut, ringer på og går. Butikkene ordner med betaling av varer via vipps eller annen måte. Funker superbra».

Hvordan rekrutterer vi?

Lag kampanjer som kan deles med nettverket ditt og i de lokale Facebook-gruppene.

Se også siden for hvordan komme i gang på én dag.

Hvordan forholder vi oss til frivillig hjelp og smitte?

Kommunene kan få bistand fra frivillig sektor i koronaarbeidet, men må sørge for at smittebarrierer ikke brytes. Les mer på KS' sider her.

Hva bør jeg som gruppeleder informere om?

Som gruppeleder kan du f.eks. enkelt forklare hvordan man legger ut og tar et oppdrag, lokal info som kan være viktig å få med seg relatert til Nyby og retningslinjer for smittevern ifm. koronautbruddet.

Må man være frivillig i en organisasjon for å kunne bruke Nyby?

I utgangspunktet må du være medlem av en organisasjon for å bruke Nyby. Dette for kontroll og å kvalitetssikre de som hjelper. Allikevel, under koronautbruddet har noen kommuner valgt å ha åpne innbyggergrupper hvor innbyggere kan hjelpe hverandre.

Hvis min kommune bruker Nyby, kan jeg da enkelt tilby min tjeneste via appen? Eller må jeg først registrere meg som frivillig via Frivilligsentralen eller kommunen, for så å ta i bruk Nyby?

Dersom du er en enkeltperson, må du være medlem i en organisasjon eller et lag. Er du derimot leder e.l. for en organisasjon eller et lag, ta kontakt med din kommune for å høre om dere kan få tilgang til appen.

Det etableres mange grupper på eks. Facebook, hvordan forholde seg til dem?

Det er en flott rekrutteringsmulighet. Mange av disse gruppene har mye engasjement med mange som vil hjelpe og støtte opp samfunnsdugnaden. Legg gjerne inn en eller flere kampanjer der.

Se mer på siden for hvordan komme i gang og i Nybys generelle hjelpesenter.

Hva med sikkerhet og personvern?

Som privatperson har du full kontroll over egne data. Nyby inngår ellers i databehandleravtale (pub-avtal) med den respektive kommune eller organisasjon. Les mer her.

Kommentar fra Torgeir Waterhouse, tidligere direktør i IKT-Norge og nå partner i rådgivningsselskapet Otte: «Vi ber også om at kommunene må være bevisst regelverket for personopplysninger når de ber om informasjon og fortløpende vurdere når og hvordan de har kapasitet til å håndtere databehandlingen i tråd med regelverket under eller etter denne krisen. På et tidspunkt vil vi gå fra krisehåndteringsfasen til en fase hvor det også vil være nødvendig å gjøre evt. opprydding i dataene».

Jeg opplever feil eller ustabilitet i tjenesten, hva gjør jeg?

Vi ber om forståelse for at feil kan forekomme, dette er krisetid: Vi prioriterer hurtighet og å bistå kommuner i stor skala, derfor ber vi om forståelse for at feil kan oppstå. Rask tilbakemelding på dette gjør at vi kan fortsette høy fart i riktig retning hele tiden. Vi har jobbet med å takle omsorgskrisen og mangel på ressurser siden 2015, men har nå fått en tilsvarende omsorgskrise i fanget kun på et par uker.

Hvordan kommer jeg i gang i Nyby-appen?

Hvordan legger jeg ut en forespørsel?

Like enkelt som å sende en melding, legger du ut en forespørsel. Les hvordan her.

Hvordan svarer jeg på en forespørsel?

Like enkelt som å sende en melding, svarer forespørsel. Les hvordan her.

Er det laget en snarvei ifht. offentlige anskaffelser, utenom de åtte punkter regjeringen har lagt opp til i sine vedtak?

“Koronaavtalen” gjelder for bruk av Nyby til arbeid med koronahåndtering ut 2020. Dere kan i perioden også bruke Nyby til alt annet dere måtte ønske, men all støtte utover bistand til korona avtales separat i egen avtale. Vi kan hjelpe dere i gang uavhengig av formell avtale. Det holder å bare muntlig akseptere vilkår.

Avtalen dekker alt av kommunens tjenester, samt foreninger og lag som ønsker å støtte inn mot kommunen. Private bedrifter som støtter kommunen i denne sammenheng er også inkludert. Avtalen inkluderer selvsagt databehandleravtale etc, det er kommunen som eier dataene.

Vi trenger bare en aksept fra dere, så kobler vi dere med ressurs hos oss. Flere kommuner har kommet i gang på under 12 timer, målet er naturligvis så raskt som mulig, men vi må se an pågang hos oss.

Jeg finner ikke svar på spørsmålet mitt. Hva gjør jeg?

Se om du finner svar på det du lurer på, inne på Nybys generelle hjelpeside. Om du fortsatt står fast, henvend deg til din Nyby-kontakt eller kontakt oss her.

Hva er Nyby?

Nyby er et samhandlingsverktøy utviklet nettopp for mobilisering av ledige ressurser til viktige velferdsoppgaver, innen sikre rammer, og tilpasset offentlig sektor. Brukes både til innbyggerinvolvering, og omplassering av egne ressurser og intern bemanning. Allerede i bruk ca. 40 kommuner og organisasjoner i Norge og Sverige, og vi har utviklet plattformen siden 2015. Utviklet for å mobilisere ledige ressurser til eldrebølgen, men er nå i bruk innen arbeidsformidling, frivillighet, hjemmetjenester, institusjoner. Les mer her.