Dypdykk: Koronautbruddet førte til “omsorgsdigitalisering” i rakettfart i Østre Toten

- Vi ønsket å hindre opplevelsen av kaos og frykt, sier prosjektleder i Østre Toten kommune, André Alves. Da pandemien var et faktum også i Norge, og et stort antall innbyggere hadde behov for rask og trygg bistand, ble Nyby en del av beredskapsplanen. Resultatet? Et “selvorganisert NAV”, en sterk økning av frivillige og mer hjelp til de mest sårbare innen helse og omsorg.

Østre Toten er blant kommunene i landet med størst produksjon av grønnsaker på friland. Med våronna nært forestående og uten utenlandske sesongarbeidere til å bidra, var bøndene bekymret. Samtidig var mange totninger permitterte og hadde ledig kapasitet. Utfordringen var bare at Nav opplevde stort trykk og klarte ikke ta unna alt. Løsningen ble Nyby, som ble opprettet som et kontaktpunkt mellom de arbeidsledige og de med behov for arbeidskraft. På fire dager hadde 450 innbyggere meldt seg for å hjelpe.

- Med et “selvorganisert NAV” kan kvalifiserte ressurser med ledig kapasitet melde seg i ressurspoolen, hvor f.eks. bøndene legger ut ulike betalte arbeidsoppgaver. Partene inngår så en avtale, og det er dét! (prosjektleder i Østre Toten kommune, André Alves)

Slik gikk de i gang

Straks koronaalarmen gikk for alvor, gikk kommunen i gang med å kartlegge behov, sin eksisterende digitale verktøykasse og hva de manglet for å kunne tilby sine innbyggere en så smidig hverdag som mulig i tiden som ventet. Nyby var blant løsningene som ble implementert fra start.

Hadde vi vært i normal drift, ville vi naturligvis brukt mer tid på behovskartlegging, men det var det ikke tid til da. Allikevel både tror og håper jeg at vi traff med verktøyene vi besluttet å gå for og at de imøtekommer innbyggernes behov. Aktiviteten som umiddelbart oppstod i Nyby og som bare har fortsatt, tilsier at løsningen var et viktig og riktig valg, sier Alves.

Pandemien har gitt kommunen en smak av hva som er mulig å få til på kort tid.

Uten koronautbruddet er det flere ting vi hadde satt et fem års perspektiv på, som nå er gjort på to måneder! Vi har nok større muligheter enn vi tror. Men implementering av teknologi krever god forankring og oppfølging. Vi må omstille oss og tenke på en annen måte, fordi menneskelige ressurser blir en knapphet framover, sier ordfører i Østre Toten kommune, Bror Helgestad.

Samarbeidet med Nyby startet med oversending av nødvendig støttemateriell, før partene sammen i et videomøte undersøkte innbyggernes behov, potensielle ressurser, rekruttering og kvalifisering av disse. Like etter ble opplæring med superbruker gjennomført. Implementeringen gikk svært effektivt, og på få dager var totningene klare for å skape magi med Nyby.

Nyby har gjort en fantastisk jobb og vi har kommet godt i gang. Men det er også viktig at vi nå jobber systematisk for at folk skal ta verktøyet i bruk i kommunen. Også må vi i kommunen sikre at vi bruker verktøyet riktig, slik at vi får rett kompetanse til rett tid og sted. Det går ikke av seg selv, sier ordføreren på Toten.

Vi opplevde umiddelbart en kjempepågang av folk som ville registrere seg som frivillige. 175 nye ressurser på et døgn (leder i kulturenheten i Østre Toten kommune, Kjersti Krageberg).

Østre Totens umiddelbare behov under pandemien

Registrere og håndtere innbyggere med behov for bistand (grunnet isolasjon osv.)
Rekruttering og kvalifisering av frivillige (bistår innbyggere med kjøp av dagligvarer, medisiner osv.)
Bemanning/rekruttering av helsepersonell

I tillegg til nevnte “NAV” har Nyby vært et verdifullt verktøy for å hjelpe de mest sårbare innbyggerne våre med innkjøp av medisiner, dagligvarer, telefonkontakt m.m., og til rekruttering av helsepersonell. Sistnevnte for å få en oversikt over ledige ressurser som kunne bidra der det var behov for ekstra bemanning. Vi har også store ambisjoner med løsningen fremover, og planlegger også å ta den bruk som et strategisk verktøy innen helse og omsorg, avslutter Alves.

En digital plattform for ressurssamarbeid

Nyby er inspirert av delingsøkonomiens enorme kraft, og er en plattform for ressurssamarbeid utviklet for og med kommuner og organisasjoner som ønsker å løse viktige oppgaver sammen med ansatte og innbyggere. Løsningen var dermed midt i blinken for Østre Toten.

Nyby fungerer slik at kvalifiserte ressurspersoner får tilgang på relevante oppdrag og komme i direkte kontakt med de som trenger hjelp. Det er fleksibelt å bidra: Ressurspersonene går kun i dialog der de ser at de har mulighet til å hjelpe, og trenger ikke å si nei til noen. De med behov for bistand må ikke å legge ut oppdraget selv, men kan få hjelp av helsepersonell, pårørende e.l. Det er kommunen selv som bestemmer hva de vil bruke Nyby til, hva slags tjenester som skal organiseres og hvem som er kvalifisert for å bidra. Nyby kan bl.a. også brukes til:

Ressurssamarbeid på tvers av enheter og avdelinger
Arrangementer
Pårørendekommunikasjon

Erfaringsdeling

I løpet av den første uken etter koronautbruddet innførte Østre Toten en rekke digitale verktøy, ikke bare Nyby! Les kommunens erfaringsdelingsdokument, om innføring av blant annet Confrere, Whereby, Kura.no m.fl.